Administratief beheerder van het secretariaat van de beheersorganen
Jouw omgeving
De MIVB stelt meer dan 10.000 mensen tewerk in meer dan 300 verschillende beroepen!
Wist je dat we een van de weinige openbare vervoersmaatschappijen ter wereld zijn die zowel betrokken zijn bij het ontwerp en de bouw als bij de planning en de exploitatie van haar netwerk?
Daarom hebben we zoveel verschillende banen en carrièremogelijkheden.
De digitalisering van onze activiteiten, de modernisering van de metro, de uitbreiding van het tramnet en de bouw van nieuwe remises zijn slechts enkele voorbeelden van de boeiende projecten waarvoor de MIVB enthousiaste medewerkers zoekt.
Hoe zal je Brussel laten bewegen?
Als administratief beheerder van het secretariaat van de beheersorganen rapporteer je aan de verantwoordelijke van het General Secretariat. Het is jouw missie om mee te werken aan de coördinatie van het secretariaat van de beheersorganen.
Hoe zal je dag eruit zien?
- Je staat in voor het administratief beheer van het secretariaat van de beheersorganen van de maatschappij: verzamelen van informatie van de diensten, lay-out van de nota’s en proces-verbalen, oproepen van leden, klassement van documenten, verspreiding van alle documenten aan de beheersorganen…
- Je werkt de agenda uit, bereidt de vergaderingen voor en stuurt de documenten uit. Je verzekert de opvolging van de vragen en controleert systematisch dat alle aangekondigde onderwerpen tijdig worden behandeld. Je controleert de coherentie van de voorgestelde teksten en documenten.
- Je ziet erop toe dat de statuten en de interne regels van de beheersorganen gerespecteerd worden.
- Je werkt de verschillende databases uit, gebruikt deze of stelt ze ter beschikking.
- Je ontwerpt de "templates» van de verschillende documenten die door het General Secretariat worden gebruikt.
- Je woont de vergaderingen bij van de beheersorganen.
- Je maakt de nodige documenten op ten einde deze, zoals vereist door het Wetboek van vennootschappen, te kunnen neerleggen op de Griffie van de Rechtbank van koophandel.
Herken je je in dit profiel?
- Je beschikt over een Bachelor diploma in een algemene richting (secretariaat, talen…) of gelijkwaardig door ervaring.
- Affiniteit met en/of kennis van juridische termen is een pluspunt.
- Je drukt je perfect uit in het Nederlands en in het Frans, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je hebt een goede kennis van de werking van de raden van bestuur als ook van de organisatiestructuur van bedrijven.
- Je hebt een goede beheersing van de MS-Office tools, meer bepaald van Word, Excel, Sharepoint , Outlook, AI, Copilot. Kennis van het elektronisch beheer van documenten (Document Management System), van ondernemingsrecht en van overheidsopdrachten is een pluspunt.
- Jouw persoonlijke kwaliteiten: nauwkeurigheid, goede organisatie, prioriteiten kunnen stellen, flexibiliteit, initiatief nemen, zin voor analyse en synthese, discretie, stressbestendigheid.
