Administratief medewerker - Coördinatiecel STIB Academy CBD 6 maanden

Jouw omgeving

De MIVB stelt meer dan 10.000 mensen tewerk in meer dan 300 verschillende beroepen!
Wist je dat we een van de weinige openbare vervoersmaatschappijen ter wereld zijn die zowel betrokken zijn bij het ontwerp en de bouw als bij de planning en de exploitatie van haar netwerk? 
Daarom hebben we zoveel verschillende banen en carrièremogelijkheden.

De digitalisering van onze activiteiten, de modernisering van de metro, de uitbreiding van het tramnet en de bouw van nieuwe remises zijn slechts enkele voorbeelden van de boeiende projecten waarvoor de MIVB enthousiaste medewerkers zoekt.

Hoe zal je Brussel laten bewegen?

Als administratief medewerker werk je binnen de coördinatiecel van de STIB Academy. Je zorgt voor de planning en coördinatie van de opleidingsactiviteiten, het onthaal en de begeleiding van bezoekers, en de logistieke ondersteuning bij de trainingen en bepaalde projecten. Je rapporteert aan de verantwoordelijke van de STIB Academy.

Hoe zal je dag eruit zien?

• Je plant en coördineert de activiteiten binnen de STIB Academy. Je onderhoudt contacten met externe bedrijven en interne klanten. Je stelt de planning op op basis van de beschikbaarheid van onderaannemers, materiaal en opleidingsruimtes.
• Je helpt actief mee met de capaciteitsplanning: analyse van opleidingsbehoeften, proactieve opvolging van de bezettingsgraad van de sessies…
• Je superviseert de dagelijkse logistieke organisatie van het centrum: het ophangen van informatie binnen de Academy, zaalplanning, voorbereiding van de opleidingsruimtes en klaarzetten van het nodige materiaal.
• Je verzorgt rapportages en administratieve opvolging van de opleidingsactiviteiten, evenals de notulen van verschillende vergaderingen. Daarnaast beheer je de terugkerende bestellingen en kleine investeringen binnen de Academy.
• Je staat in voor het onthaal van bezoekers, cursisten, trainers en collega’s.
• Je beantwoordt telefoons en verwerkt inkomende e-mails in de algemene mailbox.
• Je geeft presentaties tijdens onboarding-sessies en begeleidt groepen bij e-learning en digitale testmomenten.
• Je denkt proactief mee over verbeteringen in de taak- en procesorganisatie. Je neemt deel aan vergaderingen over continue verbetering en implementeert nieuwe methodes en werkwijzen.

Herken je je in dit profiel?

• Je hebt een diploma secundair onderwijs (of een bachelor) en relevante ervaring in administratie of coördinatie.
• Je bent Franstalig en/of Nederlandstalig met een functionele kennis van de tweede landstaal.
• Je hebt een goede kennis van MS Office, vooral Excel, en leert vlot nieuwe tools aan.
• Je hebt interesse in de ontwikkeling van medewerkers en opleidingen.
• Jouw persoonlijke kwaliteiten: flexibiliteit, goed leervermogen, logisch en analytisch denkvermogen, goede organisatie, sterke communicatieve vaardigheden, het vermogen om afstand te nemen, initiatief bij procesverbeteringen (efficiëntie en continue verbetering), proactief, oplossingsgericht.