Description du poste
En tant que support administratif vous assurez le soutien administratif, logistique et organisationnel. Vous travaillez au sein du Service Spécial d'Etudes (Iris Tower-Gare du Nord) et vous rapportez au Management Assistant. Vous collaborez directement avec les secrétariats et chefs des différents départements SSE/DITP, et les autres services de la STIB.
Concrètement, vos tâches seront les suivantes :
• Vous traitez le courrier sortant : vous vous occupez quotidiennement de l’enregistrement, de la numérotation, de l’archivage et de l’envoi des courriers sortants digitaux via une plateforme.
• Vous traitez le courrier entrant : vous vous chargez de la réception via Sharepoint, de l’enregistrement, de l’archivage et de la mise à disposition du courrier entrant.
• Vous assurez la planification des tours de garde des fonctionnaires dirigeants sur chantier.
• Vous gérer les plaintes/avaries entrantes via la plateforme PREGO / JIRA de la part des riverains et faites le suivi interne afin de trouver des solutions.
• Vous participez à l’élaboration de documents, procédures, … relatifs au traitement et au suivi des dossiers de marchés publics.
• Vous tenez à jour des tableaux de suivi (numérotation des pv techniques, suivi des marchés publics Région, liste du personnel rattaché au SSE/DITP, …)
• Vous centralisez les informations et rassemblez les documents nécessaires au traitement des dossiers. Vous rédigez et transmettez les documents (courriers, arrêtés courants, rapports, pv techniques, …). Vous rassemblez les signatures nécessaires via une application de gestion des signatures électroniques
• Vous effectuez des réservations de salle de réunion
• Vous apportez un support logistique aux collaborateurs des différents départements.
Profil recherché
• Vous disposez d’un bachelier ou diplôme d’études secondaires supérieures (administration, secrétariat…) avec une expérience de plusieurs années dans la gestion administrative.
• La connaissance de la législation des marchés publics est considérée comme un atout. A défaut, un attrait pour les marchés publics est obligatoire.
• Vous êtes francophone ou néerlandophone et vous avez une connaissance de base de la deuxième langue nationale
• Vous êtes capable de rédiger des notes et des textes d’une façon précise (excellente syntaxe et orthographe) et structurée (mise en page).
• Vous maîtrisez les outils de gestion informatique (Word, Excel, Outlook, Pdfsam (pro), etc.) et vous êtes orienté solution en cas de dysfonctionnement de ces outils.
• Vos qualités personnelles : sens de la déontologie, ouvert au changement, polyvalent et multi-tâches, persévérant, orienté solution, procédurier, structuré, organisé, autonome, flexible et résistant au stress.
Notre offre
• Un job varié et passionnant dans une ambiance dynamique et conviviale.
• Une offre de formations internes et externes développée sur mesure pour les collaborateurs.
• Un salaire en rapport avec vos responsabilités et de réelles possibilités d’évolution de carrière.
• Des avantages extra-légaux compétitifs : chèques-repas, assurance groupe et hospitalisation (octroyée après 1 an de service), 35 jours de congé payés par an, abonnement gratuit sur les réseaux STIB, TEC et De Lijn (également pour les conjoint et enfants), 70% de réduction sur l’abonnement de train domicile-travail, etc.
Entreprise
Avec plus de 10.000 collaborateurs, la Société des Transports Intercommunaux de Bruxelles (STIB), acteur clé de la mobilité à Bruxelles, y est également un des plus grands employeurs.
La modernisation du métro, l'élargissement du réseau tram et la construction de nouveaux dépôts ne sont que quelques exemples des projets passionnants pour lesquels la STIB recherche des collaborateurs enthousiastes.
Une carrière variée, une formation continue, des projets uniques et passionnants, une stabilité d’emploi et une diversité à tout niveau enrichissante, voilà ce que peut offrir la STIB à toute personne assez curieuse pour venir découvrir ses 300 métiers uniques.